Sztuka wyboru systemu informatycznego
Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie współczesnej i nowoczesnej firmy bez systemu informatycznego. Nawet małe sklepy często korzystają z odpowiednich oprogramowań, które pozwalają kontrolować stan produktów w sklepie i obsługiwać klientów. Problem pojawia się wtedy, gdy firma ma bardziej rozbudowaną strukturę, w związku z czym do prawidłowego funkcjonowania potrzebuje nie jeden, lecz kilka systemów informatycznych. Przykładem niech będzie firma, w której można wyróżnić następujące działy – sprzedaż, magazyn, logistykę, księgowość, płace i administrację. Każdy z tych działów posiada własnych pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki zawodowe przy wykorzystaniu danych zawartych w systemach informatycznych. Pojawia się w tym miejscu dylemat – zdecydować się na jeden duży system informatyczny, który będzie współpracował z każdym działem firmy czy też może korzystać z kilku mniejszych? Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety. Przyjrzyjmy się im.
Dlaczego warto korzystać z systemów informatycznych
To pytanie wydaje się zbędne, jednak dobrze uświadomić sobie faktyczną potrzebę posiadania dobrego systemu informatycznego. Zwłaszcza małe firmy często wahają się w obliczu takiej inwestycji. Wiąże się ona bowiem często z dość wysokimi kosztami. Przez co dominuje typowa praca papierkowa lub tanie, ale mało funkcjonalne programy komercyjne. A inwestycja w tę sferę firmy to duży krok w sukces. Odpowiednie oprogramowanie informatyczne:
- usprawni działanie firmy, przyśpieszając wiele procesów i pozwalając zachować porządek w różnego rodzaju danych firmy, pracowników i klientów,
- ułatwi szeroko rozumiany kontakt między firmą a klientami,
- pozwoli na to, by wszelkie potrzebne dane i dokumenty znajdowały się w jednym miejscu, a dostęp do nich był szybki i prosty, ale oczywiście tylko dla upoważnionych osób,
- poprawi i ułatwi kontrolę codziennej pracy oraz usprawni komunikację między pracownikami.
Skoro nie mamy wątpliwości co do tego, że system informatyczny jest firmie potrzebny, zastanówmy się, czy zdecydować się na jeden duży czy może raczej kilka mniejszych.
Wariant pierwszy: kilka systemów informatycznych
Jest to rozwiązanie wygodne zwłaszcza w przypadku małych firm, gdzie nie ma zbyt wiele działów i manewrowanie między poszczególnymi nie jest uciążliwe. Wybierając taki wariant, można mieć większą pewność, że system zostanie odpowiednio dopasowany do potrzeb danej firmy. Najlepiej zamówić system pisany pod kątem firmy, dzięki czemu informatycy tworzą oprogramowanie zgodne z preferencjami użytkownika. Mniejsze systemy to także mniejsze koszty. Ponadto pracownicy mogą dużo łatwiej opanować obsługę systemu informatycznego odnoszącego się do działu, w którym pracują. Nie muszą uczyć się działań, które odnoszą się do innych dziedzin, a tym samym które nie będą im potrzebne w trakcie wykonywania codziennych obowiązków. Wielość systemów to więcej możliwości do wyboru. Jeśli któryś nie będzie spełniał oczekiwań firmy, wówczas dużo łatwiej będzie można wymienić go na inny, pozostawiając pozostałe systemy bez zmian.
Rozwiązanie polegające na kilku systemach informatycznych nie jest pozbawione wad. Problemy pojawiają się, gdy potrzebna jest płynna komunikacja między nimi. Zdarza się bowiem, że pracownik z jednego działu potrzebuje informacje, które są dostępne w innym. Wówczas trzeba ręcznie pobrać owe informacje, co nie tylko utrudnia cały proces, ale i niepotrzebnie wydłuża czas i może doprowadzić do błędów w działaniach pracowników. Stwarza to także więcej pracy, gdyż te same informacje często muszą być rejestrowane kilka razy, co nie miałoby miejsca w przypadku jednego dużego systemu informatycznego. Aby się przed tym wszystkim przestrzec, można zdecydować się na optymalizację systemów informatycznych, które stają się ze sobą odpowiednio zintegrowane. Trzeba jednak liczyć się wówczas z dodatkowym, często niemałym, kosztem oraz ryzykiem, że proces ten nie do końca może się udać.
Wariant drugi: jeden system informatyczny
W zasadzie charakterystykę tego rozwiązania można wywnioskować na podstawie informacji podanych powyżej. Mówiąc krótko, chodzi tu o wprowadzenie do firmy wewnętrznego systemu informatycznego. System takie będzie obejmować swoim zakresem wszystkie działy firmy, np. logistykę, magazynowanie, sprzedaż, produkcję, księgowość, kadry, transport i awizację dostaw czy administrację i wiele innych obszarów. Taki system to doskonałe rozwiązanie zwłaszcza w przypadku dużych firm i korporacji.
Wśród zalet takiego produktu koniecznie należy wymienić dużo sprawniejszą kontrolę nad wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie. Dużo łatwiej można kontrolować, czy wszelkie kroki wykonywane w firmie odbywają się w sposób prawidłowy i przynoszący korzyści. Pracownicy mogą swobodnie pobierać potrzebne dane i informacje z innych działów niż ten, w którym pracują, co pozwala na szybszą, sprawniejszą i krótszą pracę. Jest to ważne zwłaszcza w przypadku tworzenia dużych projektów. Oczywiście trzeba zaznaczyć, że wedle preferencji można ograniczać poszczególnym pracownikom te obszary systemu, które ich nie dotyczą.
Możliwości
Poszczególne możliwości, jakie ma do zaoferowania system informatyczny, zależą przede wszystkim od tego, na jaki system firma się zdecyduje. Zwykle jednak pozwalają one trzymać dane (np. dotyczące pracowników, dostawców, klientów) w jednym miejscu. Tworzyć różnego rodzaju statystyki i symulacje mające na celu zwiększenie wydajności firmy. Gromadzić dane o przebiegu poszczególnych procesów, pilnować terminów, zarządzać projektami, obsługiwać pocztę elektroniczną, tworzyć swobodny obieg dokumentów. Ponadto ewidencjonować i generować różnego rodzaju dokumentację (zarówno wewnętrzną, np. regulaminy, jak i zewnętrzną, np., korespondencję z klientami). Systemy powinny również ułatwiać i usprawniać komunikację z klientami oraz komunikację między poszczególnymi pracownikami. Mówiąc krótko, takie organizowanie pracy, by okazała się ona bardziej efektywna.
Czy w takim razie jedno duże oprogramowanie w firmie może mieć jakieś wady? Przede wszystkim jego stworzenie wymaga dużo więcej pracy, umiejętności i nakładów finansowych. A te niekoniecznie muszą się w przyszłości zwrócić. A i tak finalnie może okazać się, że dane oprogramowanie nie będzie spełniało oczekiwań firmy. Ponadto należy tu wymienić długi czas wdrażania systemu i jego trudniejsze opanowanie przez pracowników. Do tego należy dodać długi okres analizy firmy i jej działania, na podstawie której oprogramowanie jest dopiero tworzone. Bywa także, że ostateczne koszty takiej inwestycji okazują się znacznie wyższe niż było to początkowo zakładane, a to może być trudne do udźwignięcia przez firmowy budżet.
Uwagi końcowe
Przyjrzeliśmy się dwóm opcjom, z jakich może skorzystać firma, jeśli chodzi o systemy informatyczne – bo w to, że są one konieczne, chyba nikt już nie wątpi. Z powyższych analiz wynika, że, mimo ewentualnych wad duże i rozbudowane firmy powinny decydować się na jeden system, w przypadku małych i średnich jest to już bardziej kwestią indywidualnego wyboru.